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  • Guía breve de incorporación y conservación de voluntarios

    Posted on November 22, 2014

    Guía breve de incorporación y conservación de voluntarios de INTO, por Julie Thompson, Voluntaria de INTO, actualizado en junio de 2014.

    Para una organización como INTO, los voluntarios son una fuente absolutamente necesaria, al igual que un empleado asalariado, depende de ellos para lograr sus objetivos. Por eso es tan importante que voluntarios con las habilidades y la experiencia adecuada sean incorporados, dirigidos y apoyados para que consigan sus objetivos y se reconozca que el voluntariado pueda ser de beneficio mutuo.
    Esta breve guía ha sido desarrollada para ayudar a cualquier persona en INTO a la hora de incorporar, gestionar y conservar voluntarios, así como de proporcionar una visión general de buenas prácticas.
    Definiciones:
    No hay una definición de voluntariado, sin embargo, en general, se puede describir como una “actividad no remunerada donde alguien ofrece su tiempo para ayudar a una organización o individuo con los que no mantiene alguna relación”. La ONU tiene una definición más larga y a la hora de resumirla, es posible identificar cuatro etapas dentro de la actividad voluntaria – la ayuda mutua o auto ayuda, la filantropía o servicio a los demás, el compromiso o la participación ciudadana, la defensa y la campaña a favor de la organización.
    ¿Por qué hay voluntarios?
    Ha habido una serie de estudios que muestran que el voluntariado es bueno para la salud de las personas. Dichas investigaciones también muestran que la gente realiza voluntariados por varias razones, incluyendo:
    – Dar algo a cambio o “hacer el bien”
    – Compromiso con una causa particular
    – Usar sus destrezas en un nuevo entorno
    – Desarrollar nuevas habilidades o ampliar el CV
    – Pasar el tiempo de una manera productiva
    – Conocer gente o ser parte de un equipo
    – Como una introducción al mundo laboral
    Las razones y motivos de una persona pueden cambiar a lo largo del tiempo, por lo que es necesario considerar varios tipos de voluntarios:
    Stalwart volunteers (o voluntarios incondicionales): a menudo caracterizados por una fuerte implicación psicológica con la organización, sus objetivos y metas. A menudo se dedican a la causa y se comprometen a largo plazo. Ser voluntario casi puede llegar a formar parte de su identidad.
    Steeping Stone volunteers (o voluntarios trampolín): ven el voluntariado como un medio para su objetivo final. Algunos ejemplos de este tipo podrían ser aquellos que están buscando encontrar un trabajo o estudiantes en busca de experiencias que añadir a su curriculum. Puede que dentro de la organización no se comprometan a un voluntariado a largo plazo.
    Project Hopper volunteers (o voluntarios que saltan de un proyecto a otro): normalmente se mueven de una organización a otra, haciendo voluntariados de cortos períodos de tiempo. Ejemplos de esto podrán ser personas que disfruten trabajando en proyectos breves y comprometiéndose a corto plazo, pero el hecho de ser voluntario entra dentro de sus ideales, por lo que tarde o temprano volverían a ser voluntarios.
    La comprensión de los diferentes tipos potenciales de voluntarios ayudará a los individuos a encontrar el papel más adecuado para ellos. Por ejemplo, un Steeping Stone volunteer que también está buscando trabajo, puede ser adecuado para proyectos con una fecha final prefijada. Para otra persona cuya motivación principal sea la de socializar, se deberá considerar la posibilidad de conseguir sus objetivos si su voluntariado se realiza desde casa.
    En el caso de muchas organizaciones, entre las que se incluye INTO, los voluntarios pueden también hacer donaciones o ser miembros o directivos de la organización, por lo que es importante recordar que su relación con la organización puede variar.
    Buenas prácticas en la gestión del voluntariado:
    Hay maneras a través de las que las organizaciones pueden conseguir y conservar voluntarios entusiastas sin añadir burocracia no deseada. He aquí algunas sugerencias:
    Roles y funciones:
    Los roles y las funciones son la piedra angular de cualquier relación de voluntariado y se debe crear una específica para cada voluntario. Para maximizar la eficacia de la organización, los roles creados deben estar directamente relacionados con los objetivos de INTO, siempre que se posible. La descripción de sus funciones, permite a los potenciales voluntarios que éstas coincidan con sus habilidades y experiencias, y además se evita la ambigüedad. Hay investigaciones que demuestran que los voluntarios son más propensos a estar motivados si las tareas y sus expectativas están claras. Cuando un voluntario ha sido contratado sin una descripción clara de su papel, es necesaria un revisión de sus responsabilidades, que debe ser acordada por adelantado (preferiblemente por escrito) y debe existir la posibilidad de ampliación en el futuro. Si se tiene un “contrato psicológico” o promesas no escritas, la desilusión puede tentar rápidamente al voluntario en el caso de que no se cumplan sus expectativas, y después es más difícil volver al punto inicial.
    Qué incluir en la descripción de una función:
    – Descripción de las responsabilidades o tareas
    – Habilidades y experiencia requeridas para desempeñar su papel
    – Indicaciones del tiempo requerido
    – Información sobre INTO
    – Política de gastos
    N.B. Es importante indicar que el papel es de voluntario y no contractual.
    Se debe evitar el uso de términos laborales, como por ejemplo trabajo, trabajar, etc. Asimismo, es esencial abstenerse de establecer compromisos con fecha límite, puesto que pueden implicar que son un deber. Afortunadamente, la mayoría de los posibles puestos de INTO se pueden desempeñar teniendo en cuenta las propias limitaciones de los voluntarios y los voluntarios deben ser animados a gestionar por sí mismos su propio tiempo.
    Dentro de las buenas prácticas se encuentra el no incluir demasiadas tareas en el papel de cada uno, y cada uno de los voluntarios debe ser animado a “poseer” o ser responsable de una determinada tarea o proyecto cuando sea posible.
    Los roles y funciones pueden ser vistos como documentos abiertos, ya que una vez listos, harán las siguientes etapas mucho más fáciles.
    Promover las oportunidades de voluntariado:
    Organizaciones grandes, como el National Trust, tienen una serie de formas de atraer voluntarios: folletos en lugares patrimoniales, el boca a boca a través de voluntarios y un programa de prácticas. Entidades más pequeñas, como INTO, generalmente, aunque no siempre, usan otros métodos -incluyendo publicidad- ya que es vital atraer y conseguir individuos con características apropiadas para cada uno de los roles. Hay una serie de cosas a considerar cuando sea el caso, incluyendo:
    Donde anunciarse: hay una serie de sitios webs específicos que pueden usarse para promocionarse y ofrecer puestos vacantes. Algunos buenos ejemplos son do-it.org en Reino Unido y Seek en Australia. Los puestos pueden ser también anunciados en la web de INTO, pero debe enfocarse de una forma más específica, por ejemplo, teniendo en cuenta el país donde se encuentra el voluntario o publicitándolo dentro de una de las páginas de los miembros de INTO.
    Qué incluir en el anuncio: es importante pensar en los beneficios para los potenciales voluntarios (ellos piensan en “¿qué gano con eso?”) y explicarlos en el anuncio. Algunos ejemplos podrán ser: formar parte de un equipo internacional, responsabilidad de un proyecto o tarea en particular… También es vital incluir información sobre INTO, y si es posible, ser coherente en todos los anuncios. Muchas organizaciones usan los anuncios de reclutamiento como un medio de aumentar el conocimiento de su marca o causa.
    Supervisión eficaz: la mayoría de sitios web cobran a las organizaciones por anunciar sus puestos. Es por lo tanto esencial garantizar que el anuncio está bien escrito e incluye toda la información descrita anteriormente, así como la descripción del voluntariado. Lo ideal es que los anuncios que no generen ninguna respuesta sean revisados o dados de baja después de un mes. Los potenciales voluntariados pueden desanimarse y no solicitar puestos que han estado anunciados en la web durante un largo período de tiempo.
    Selección y entrevistas:
    Si todo va bien, debería haber personas interesadas en la oportunidad ofrecida, y los solicitantes deben ser invitados a presentar un CV, siempre que no haya sido señalado en el anuncio. Se trata de una solicitud habitual y no debe sorprender a los candidatos. El CV es uno de los mejores medios para determinar la idoneidad de una persona al puesto que se ofrece. También es buena idea pedir a los solicitantes que entreguen una carta de presentación donde indiquen por qué están interesados en el puesto. Esta carta puede proporcionar información adicional sobre su nivel de interés, las motivaciones y las habilidades y destrezas de cada aspirante, ¡sobre todo si están solicitando un puesto que es radicalmente diferente al resto de sus experiencias de su CV!
    A aquellos que parezcan una buena opción, hay que hacerles una entrevista. Cada solicitante debe recibir una respuesta no muy tardía, agradeciéndole su interés.
    La palabra “entrevista” suena formal, no obstante, es imprescindible tener un primer contacto, siendo una charla en un café, o bien por teléfono, o a través de Skype. Esto no solo ayuda al futuro voluntario a evaluar su interés en el puesto y su idoneidad para las tareas a realizar, si no que le da la oportunidad al entrevistador de entender las expectativas y motivaciones del solicitante. Una buena manera de empezar es haciendo preguntas abiertas, como por ejemplo, qué esperan de la experiencia del voluntariado. Cuando hay una buena relación y las destrezas, los objetivos y el tiempo se ajustan perfectamente, existe una gran posibilidad de que la relación de voluntariado salga adelante.
    Gestión y comunicación con los voluntarios:
    La mayoría de los voluntarios encuentran motivadora una comunicación habitual. De hecho, la falta de comunicación es una de las razones de insatisfacción de voluntarios. Es importante escuchar a los voluntarios y responder sus preguntas o inquietudes tan pronto como sea posible. Para mantener el compromiso, es vital mantener informados a los voluntarios.
    La relación de voluntariado es diferente a la relación de subordinación jefe-empleado. De hecho, algunos de los voluntarios gozan de un “espíritu libre”, ya que no están vinculados a un contrato. Este aspecto puede añadir complejidad a la gestión de los voluntarios, sin embargo no tiene por qué ser un proceso burocrático y debe ser apropiado para cada individuo. Debe tratarse de una oportunidad para ambas partes de recibir información periódica – por ejemplo, cada seis meses. Esto es especialmente importante cuando el voluntario trabaja de forma independiente o en una localización remota, o para los voluntarios a largo plazo. La conversación, bien sea cara a cara o por teléfono, no tiene por qué ser larga, pero sí debe tener una estructura: tal vez convenga empezar por una revisión del papel del voluntario y seguir con la descripción de los objetivos o nuevas tareas para los siguientes 6 o 12 meses. Se trata de una buena oportunidad de volver a revisar las motivaciones del voluntario y asegurarse de que se encuentran dentro de las expectativas de INTO, especialmente cuando el voluntario desea desarrollar sus habilidades o ampliar su experiencia laboral.
    Conservación y reconocimiento:
    A la mayoría de los voluntarios, al igual que a los empleados, les agrada la sensación de ser de alguna manera reconocidos por su trabajo. Hay estudios que muestran que los voluntarios se motivan y se mantienen cuando las expectativas están claras, cuando sienten que son útiles y cuando tienen la oportunidad de dar y recibir. Asegurar que los voluntarios se sienten valorados va a ayudar a que sigan con nosotros. Así como las razones para ser voluntario y las circunstancias personales cambian con cada persona, también lo hace la manera en la que desea ser reconocido o recompensado por su trabajo. La mejor manera de saberlo es conocer a la persona y entender qué es lo que está buscando.
    Conclusión y recomendaciones:
    Conseguir a los voluntarios adecuados y mantenerlos motivados tiene un enorme impacto dentro de las organizaciones caritativas, incluyendo INTO. Si el voluntario es parte de la secretaría de INTO o el consejo directivo, esta guía es igualmente relevante.
    En resumen, los principales puntos son:
    • Las tareas y funciones deben ser la piedra angular de todos los puestos y deben estar claros antes de que el individuo se convierta en voluntario: un documento sencillo será suficiente. Su papel deberá estar directamente vinculado a los objetivos de INTO.
    • La publicidad en internet es una parte importante de la promoción de puestos. Es necesario pensar en los contenidos que han de incluirse en el anuncio, entre los que deben estar informaciones sobre INTO y el equipo de voluntariado del que será parte. Algunas organizaciones solamente incluyen la descripción del puesto vacante, y esto debe evitarse.
    • Los anuncios deben de ser revisados o despublicados una vez que ha pasado un mes, incluso si no se ha presentado nadie idóneo para el puesto. La gente tiende a evitar inscribirse en ofertas que llevan mucho tiempo publicadas.
    • Comprender las razones de cada voluntario potencial y reflexionar sobre qué tipo de voluntario son, además de evaluar sus habilidades cuando sean entrevistados.
    • Debe haber una revisión periódica del progreso de los voluntarios – aproximadamente cada seis meses. ¡Esto es especialmente importante para los voluntarios que trabajan a distancia! De este modo, se asegura una retroalimentación y que todos los voluntarios contribuyen con los objetivos de INTO.
    • El reconocimiento es importante, sobre todo porque los puestos de voluntario no son remunerados. Es importante entender al propio voluntario y dar a cada persona el reconocimiento que se merece.

    Fuentes:
    NCVO: www.ncvo.org
    Institute for Volunteering Research: www.ivr.org.uk
    National Trust volunteering resources
    Do-It: www.do-it.org.uk
    Seek Australia: www.seek.com.au
    How to run a Charity /Marr
    Volunteer Managers Handbook /McCrudden
    About.com/what volunteers want

    Escrito por Julie Thompson, actualizado en junio de 2014.

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